קיבלתם הצעה לייעץ לסטארט-אפ, לפתח מערכת עבור לקוח מחו"ל או לקחת פרויקט עצמאי לצד העבודה כשכירים. סיכמתם על מחיר, הלקוח רוצה להתחיל, ובשלב מסוים הוא גם יבקש חשבונית. כאן בדיוק מתחילה הפעילות העסקית שלכם.
פתיחת תיק ברשויות המס איננה רק פעולה טכנית שמבצעים כדי להפיק חשבונית. צריך להבין כיצד תיראה ההתקשרות, איך יתקבל התשלום, כמה כסף צריך לשמור למס ואילו הרגלים חשבונאיים כדאי לבנות כבר מן היום הראשון.
לפני שמתחילים לעבוד: מבינים מה בדיוק עומד לקרות
עוד לפני פתיחת התיקים, כדאי למפות את הפעילות הצפויה.
- האם מדובר בפרויקט חד-פעמי או בשירות מתמשך?
- האם התשלום יהיה חודשי, לפי אבני דרך או רק בסיום העבודה?
- מי הלקוח, היכן הוא נמצא, ובאיזה מטבע הוא צפוי לשלם?
התשובות לשאלות האלה משפיעות על אופן ההתנהלות החשבונאית ועל המסמכים שתידרשו להפיק.
בשלב זה יש לבחון גם את מבנה הפעילות המתאים.
אין צורך לחזור אוטומטית על השאלה "עוסק מורשה או חברה בע"מ", אלא לבדוק את הנתונים בפועל: השכר הקיים כשכירים, ההכנסה הצפויה מהפרויקט, מספר הלקוחות ותוכניות ההמשך. המטרה היא שלא לפתוח תיק שמתאים לפרויקט הראשון בלבד, אבל הופך לבלתי מתאים זמן קצר לאחר מכן.
פתיחת תיק ברשויות המס איננה פתיחת "תיק אחד"
פעילות עצמאית עשויה לחייב הסדרה מול מס הכנסה, מע"מ והביטוח הלאומי.
לכל אחד מן הגופים האלה תפקיד אחר: מס הכנסה עוסק בחבות המס על הרווח, מע"מ באופן שבו מדווחים על העסקאות, והביטוח הלאומי במעמד ובהכנסה מהפעילות העצמאית לצד ההכנסה כשכירים.
חשוב שהרישום בכל אחת מן הרשויות ישקף את הפעילות האמיתית ואת היקפה הצפוי.
פתיחה טכנית ומהירה ללא התאמה בין הנתונים שנמסרו לגופים השונים עלולה ליצור מקדמות שאינן מתאימות למציאות, דרישות תשלום מפתיעות או צורך לבצע תיקונים לאחר שהפעילות כבר החלה.
פעמים רבות, אנו שוקדים יחד עם לקוחותינו כדי לבחון היטב את צפי ההכנסות יחד עם השימוש הצפוי בכסף; לאחר מכן אני מחליטים מה כדאי: לפתוח תיק עוסק מורשה או לפתוח תיק חברה בע"מ.
בחודש הראשון בונים את שיטת העבודה
לאחר פתיחת התיקים צריך להתחיל להתנהל כעסק, גם אם בינתיים יש רק לקוח אחד וחשבונית אחת.
כדאי להחליט כיצד יופקו המסמכים החשבונאיים, היכן יישמרו ההסכמים והחשבוניות, כיצד יתועדו ההוצאות ואיך תבוצע התאמה בין העבודה שבוצעה לבין הכסף שהתקבל.
זהו גם הזמן להפריד בין הוצאות פרטיות לבין הוצאות הקשורות לפעילות; מחשב, תוכנות, שירותי ענן, סביבת פיתוח, ציוד משרדי או שירותים מקצועיים עשויים להיות רלוונטיים לעסק, אך לא כל הוצאה של איש הייטק הופכת אוטומטית להוצאה מוכרת.
תיעוד מסודר בזמן אמת עדיף בהרבה על ניסיון לשחזר בסוף השנה לאיזו מטרה שימש כל תשלום.
לאחר קבלת התשלום הראשון לא מוציאים מיד את כל הכסף
ייתכן שעבור חלקכם זה מובן מאליו, אך לעתים עבור שכירים העובדים לראשונה גם כעצמאיים, הרי שהדבר איננו ברור:
טעות נפוצה היא להתייחס לסכום שנכנס מהלקוח כאל הכנסה פנויה. בפועל, מתוך התקבול עשויים להידרש בהמשך תשלומי מס הכנסה, ביטוח לאומי ומע"מ, בהתאם למבנה הפעילות ולעסקה.
אצל שכיר בהייטק, ההכנסה העצמאית מצטרפת להכנסה הקיימת ולכן חבות המס עשויה להיות גבוהה מכפי שנדמה בתחילת הדרך!
כבר לאחר התשלום הראשון כדאי לקבוע סכום שיישאר בצד לצורך תשלומי המס ולבחון אם המקדמות שנקבעו משקפות את הרווח הצפוי.
כאשר התשלום מגיע מלקוח בחו"ל, במטבע זר או באמצעות פלטפורמת תשלומים, חשוב לשמור גם את ההסכם, אישור התשלום, העמלות ופרטי ההמרה ולא להסתפק בסכום נטו שהופיע בחשבון הבנק.
אחרי 90 יום בודקים אם הפעילות עדיין נראית כפי שתיכננתם
בתחילת הדרך קל להניח שמדובר בפרויקט קטן וזמני. אלא שבעולם ההייטק, פרויקט אחד יכול להוביל במהירות ללקוח נוסף, להסכם מתמשך, לפיתוח מוצר או לשיתוף פעולה עם חברה בחו"ל.
לכן, לאחר כמה חודשי פעילות כדאי לעצור ולבדוק את הנתונים בפועל: כמה הכנסתם, מה היו ההוצאות, כמה זמן אתם משקיעים והאם קיימת מגמת צמיחה.
בשלב זה ניתן לבדוק מחדש גם את מבנה הפעילות, את גובה המקדמות ואת אופן ניהול התזרים.
בשולקין פתרונות מיסוי אנו מלווים אנשי הייטק המבקשים לשלב פעילות עצמאית לכל אורך הדרך.
החל משלב בחינת הפעילות, דרך פתיחת התיקים ועד להתנהלות השוטפת מול רשויות המס, אנחנו שם אתכם. בוחנים את התמונה המלאה ומסייעים לבנות תשתית שתתאים לא רק לפרויקט הראשון, אלא גם לשלב הבא של הפעילות.



